Cara Audit Vendor Konveksi Sebelum Tanda Tangan PO Korporat

Cerita umum: HR/procurement excited karena dapat vendor seragam dengan harga "lebih murah 30%" dari competitor. Tanda tangan PO 500 pcs Rp 80jt. 6 minggu kemudian — bahan sublimasi salah, jahitan miring, retur 100 pcs. Vendor blame karyawan, vendor balas WA pelan, akhirnya budget tambah 25% untuk fix.

Cerita ini terjadi sekitar 30% project corporate uniform di Indonesia, berdasarkan keluhan yang masuk ke industri. Solusinya bukan cuma "pilih vendor mahal" — solusinya adalah audit due diligence yang terstruktur sebelum tanda tangan PO.

Checklist 12-poin audit vendor

A. Legal & corporate setup (4 poin)

1. Legal entity yang resmi & sesuai

• Vendor harus PT (Perseroan Terbatas) atau CV resmi
• Cek di AHU Online untuk verifikasi PT
• Tanya: NPWP, NIB (Nomor Induk Berusaha), SIUP

Red flag: Vendor cuma punya nama brand, ga bisa kasih dokumen PT/CV. Kemungkinan: makelar pribadi yang subkontrak ke konveksi rumahan.

2. Bisa terbitkan faktur pajak

• Vendor harus PKP (Pengusaha Kena Pajak) untuk terbitkan faktur pajak elektronik
• Faktur pajak wajib untuk corporate buyer (accounting tax compliance)
• Ada beberapa vendor yang harga "murah" karena bukan PKP — itu blocker

Red flag: Vendor minta cash payment atau transfer tanpa faktur pajak.

3. Track record minimal 3 tahun

• Cek website, Instagram, LinkedIn untuk timeline aktivitas
• Project history (foto delivery, testimoni)
• Vendor kurang dari 1 tahun risikonya tinggi (operasional belum stabil)

Red flag: Vendor baru, ga ada portfolio yang bisa di-verify.

4. Reputasi online & referensi

• Google review (kalau ada)
• Cek di forum HR community (Telegram, LinkedIn group)
• Minta 2-3 referensi corporate client yang udah pakai > 1 tahun
• Telpon langsung referensi tersebut, tanya pengalaman

Red flag: Vendor enggan kasih referensi atau cuma kasih nama client tanpa kontak.

B. Workshop & operations (4 poin)

5. Workshop visit (NON-NEGOTIABLE)

Ini paling penting. Sebelum tanda tangan PO besar, lo HARUS visit workshop.

Yang dicek saat visit:

• Mesin yang dipakai (JACK industrial = standar profesional, mesin rumahan = makelar)
• Jumlah operator (>10 = workshop serius, <5 = side hustle)
• QC station exists (bukan cuma di akhir, tapi per stage)
• Storage rapi (gudang bahan baku, finished goods, packing)
• Dokumentasi project ongoing (sample lain di workshop)

Red flag: Vendor ga mau di-visit workshop, atau workshop kelihatan kayak rumahan kecil dengan 2-3 mesin.

6. Workshop ownership

• Vendor produksi sendiri atau subkontrak ke konveksi lain?
• Sub-contracting OK kalau dijelaskan upfront, BUKAN OK kalau di-cover-up
• Vendor in-house biasanya konsisten quality, vendor makelar tergantung sub mood

Red flag: Vendor claim workshop sendiri tapi pas visit alamatnya beda.

7. Capacity check

• Tanyakan: kapasitas produksi per minggu (rule of thumb: 1 operator = 30-50 pcs/minggu PDH)
• Lo order 1000 pcs, vendor capacity 500 pcs/minggu — possible 2 minggu produksi
• Lo order 1000 pcs, vendor capacity 200 pcs/minggu — risk delay 5 minggu

Red flag: Vendor over-promise lead time tanpa data capacity.

8. QC documentation

• Vendor ada SOP QC tertulis? Per stage atau cuma final?
• Foto progress dikirim selama produksi (vendor profesional kasih update Q3-4 hari sekali)
• QC criteria: tarikan jahitan, simetris jahitan, ketebalan benang

Red flag: "QC ya pasti ada lah, kita kerja serius kok" — tanpa proof tertulis.

C. Commercial & contractual (4 poin)

9. Sample fisik sebelum produksi massal

• Vendor wajib kasih 1-2 sample fisik bahan + jadi
• Sample bukan render foto/digital — bahan asli, jahitan asli
• Sample biasanya gratis kalau order >500 pcs, charged Rp 200-500rb kalau order kecil

Red flag: Vendor cuma kasih foto/render dan ngurus sampling pas udah deal.

10. Term pembayaran reasonable

Standar industri B2B Indonesia:

• DP 50% saat PO ditandatangani
• 50% saat barang siap kirim atau Net 30 setelah delivery
• Untuk corporate besar (>Rp 500jt): bisa nego 30/40/30 atau Net 60

Red flag: Vendor minta 100% di depan (cash flow risk lo, bukan vendor).

11. Lead time tertulis di kontrak

• Lead time = waktu dari approval sample sampai barang sampai di gudang lo
• Vendor profesional kasih timeline per stage:
  • Konsultasi & briefing: 3-5 hari
  • Pattern + sample: 7-14 hari
  • Produksi massal: 14-30 hari (tergantung volume)
  • Finishing + packing: 5-7 hari
• Penalty late delivery harus tertulis (1-2% per minggu late, capped 10%)

Red flag: Lead time vague ("Pokoknya cepet kok"), no penalty clause.

12. Garansi after-sales

• Garansi jahitan minimum 30 hari (bisa retur kalau jahitan lepas/ga rapi)
• Replacement size kalau ada miss-size (vendor profesional kasih 2-5% buffer)
• Repair service untuk seragam yang rusak ringan (extra cost reasonable)

Red flag: "Setelah delivery, urus sendiri ya" — itu vendor satu-shot, bukan partner.

Format proposal vendor yang baik

Vendor profesional akan kirim proposal/SPH (Surat Penawaran Harga) detail yang minimal include:

1. Cover page dengan logo vendor & PT name
2. Spesifikasi produk detail per item (bahan, gsm, jahitan, logo aplikasi)
3. Breakdown harga per komponen (bahan, jahitan, finishing)
4. Volume tier pricing (jelas harga per pcs di volume X, Y, Z)
5. Term pembayaran
6. Lead time tertulis
7. Garansi & after-sales policy
8. Photo project sebelumnya (sebagai social proof)

Vendor yang cuma kirim WA "harga 200rb per pcs ya" tanpa proposal proper = skip.

3 myth yang harus dilawan

Myth 1: "Vendor mahal selalu lebih bagus"

Reality: Banyak vendor mahal yg sebenernya makelar premium. Yang penting bukan price tier, tapi 12-poin di atas.

Myth 2: "Ga perlu workshop visit, kan udah ada Google Review"

Reality: Google review bisa di-fake. Workshop visit 1 jam = 100x lebih akurat dari 50 review online.

Myth 3: "Vendor besar = pasti aman"

Reality: Vendor besar dengan banyak project bisa over-extended. Workshop visit + capacity check tetep wajib, regardless ukuran vendor.

---

Mau audit vendor lo dengan checklist ini? Workshop tour Pramika bisa lo book kapan aja — datang langsung, lihat 12-poin di atas, dan keluar dengan keputusan yang jelas. Kalau lo masih di tahap awal, baca Panduan Lengkap Pilih Seragam Kantor dulu.

Buat data benchmark dari 100+ project, baca Seragam Korporat Indonesia 2026: 3 Tren.